Om en styrelseledamot får en särskild roll som länk eller mentor för Chief of Staff (CoS) bör detta dokumenteras i styrelsens arbetsordning och tydligt kommuniceras till hela organisationen. Enligt Svensk kod för bolagsstyrning ska arbetsfördelningen mellan styrelse och ledning vara transparent och rapporteras i bolagsstyrningsrapporten. Det är viktigt att beskriva rollens syfte, mandat och gränser för att undvika oklarheter kring ansvar och beslutsfattande. Rollen bör utformas så att den kompletterar, snarare än ersätter, styrelsens kollektiva ansvar och VD:s operativa ledarskap. Vidare bör eventuella avvikelser från standardpraxis motiveras enligt ”följ eller förklara”-principen. Genom tydlig dokumentation och öppen kommunikation kan organisationen säkerställa att rollen stärker, snarare än försvagar, bolagsstyrningen och CoS funktion.