Ett Chief of Staff-perspektiv på kunskapsområdet
Ledarskap och chefskap
Det här är ett område som ofta blir avgörande för en framgångsrik Chief of Staff (CoS). Många konflikter mellan CoS, ledningsgrupp och VD uppstår inte på grund av strategi eller kompetens, utan därför att rollerna kring ledarskap och chefskap blir otydliga.
Brief
Ledarskap och chefskap används ofta som synonymer, men de representerar två olika funktioner i organisationer.
Chefskap handlar om formellt ansvar. En chef har mandat att fatta beslut, fördela resurser, sätta mål, följa upp prestation och hantera organisationens struktur. Chefskapet kommer från positionen.
Ledarskap handlar om att påverka människor mot en riktning eller ett mål. Ledarskap bygger mer på förtroende, relationer, trovärdighet och påverkan än på formell makt.
En vanlig formulering är:
Chefer får människor att göra saker eftersom de måste.
Ledare får människor att vilja göra saker.
I verkligheten behöver framgångsrika organisationer båda delarna.
För en Chief of Staff blir detta särskilt intressant eftersom rollen vanligtvis:
- sitter nära VD,
- koordinerar ledningsgruppen,
- driver tvärfunktionella initiativ,
- påverkar prioriteringar,
- saknar eget linjeansvar.
Det innebär att en CoS ofta måste utöva mycket ledarskap utan att vara chef.
Här uppstår också spänningar.
En CoS kan uppfattas som en ”informell makthavare” som påverkar organisationen utan formell auktoritet. Om inte gränserna är tydliga kan ledningsgruppen börja fråga:
- Är det VD eller CoS som bestämmer?
- Vem äger beslutet?
- Var går gränsen mellan rådgivning och styrning?
Den centrala frågan blir därför:
Hur kan en Chief of Staff skapa ledarskapseffekt utan att tränga undan chefskapet hos VD eller övriga ledare?
Denna balans är en av de viktigaste kompetenserna i rollen.
Historik
Chefskap är den äldre funktionen.
I den industriella eran byggdes organisationer kring hierarki:
- tydliga ansvarslinjer,
- kontroll,
- rapportering,
- kommandokedjor.
Chefen var organisationens centrala styrinstrument.
Under 1900-talet växte forskning fram som visade att människor inte bara motiveras av regler och kontroll.
Forskare som:
- Douglas McGregor
- Peter Drucker
- Warren Bennis
- John Kotter
började skilja mellan management (chefskap) och leadership (ledarskap).
Kotter uttryckte det ungefär så här:
| Chefskap | Ledarskap |
| Hanterar komplexitet | Hanterar förändring |
| Planerar | Skapar riktning |
| Organiserar | Inspirerar |
| Kontrollerar | Påverkar |
Den moderna Chief of Staff-rollen har vuxit fram just i detta gränsland.
Tillämpning i praktiken
Chefens uppdrag
En chef ansvarar typiskt för:
- budget
- bemanning
- mål
- prestation
- arbetsmiljö
- lönesättning
- resursfördelning
Chefskapet är formellt.
Om en chef fattar ett beslut vet organisationen att det finns mandat bakom beslutet.
Ledarens uppdrag
Ledarskap handlar istället om:
- skapa mening
- skapa riktning
- bygga förtroende
- få människor att samarbeta
- hantera osäkerhet
Ledarskap kan utövas av vem som helst.
I många organisationer finns starka ledare som inte har några direktrapporterande medarbetare.
Det är ofta här en CoS befinner sig.
Vad en Chief of Staff behöver förstå
En CoS leder genom påverkan
Den kanske viktigaste principen är:
CoS har ofta inflytande men sällan formell makt.
Det innebär att verktygen blir:
- relationer
- trovärdighet
- analys
- facilitering
- kommunikation
snarare än instruktioner.
En erfaren CoS frågar ofta:
Hur får jag detta att hända utan att använda auktoritet?
Faran: ”Shadow Executive”
Den klassiska risken är att CoS utvecklas till en informell beslutsfattare.
Symptomen är att människor börjar säga:
- ”Jag måste kolla med CoS först.”
- ”VD tycker si, men CoS vill egentligen så här.”
Då har rollen blivit något annat än vad organisationen förstår.
Ledningsgruppen kan börja uppleva:
- maktförskjutning,
- bristande transparens,
- dubbla beslutsvägar.
Resultatet blir ofta förtroendeproblem.
Faran: ”Mini-VD”
Särskilt nära en stark VD uppstår ibland en osynlig frestelse.
När CoS:
- deltar i alla möten,
- känner alla prioriteringar,
- representerar VD,
kan det vara lätt att börja agera som om man själv ägde beslut.
Många konflikter mellan VD och CoS börjar just här.
VD kan först uppskatta avlastningen men senare känna:
”Nu talar min CoS i mitt namn utan att jag uttryckligen gett mandat.”
Ekosystemet runt rollen
En CoS verkar i ett nätverk av flera funktioner.
Relation till VD
Detta är den viktigaste relationen.
En stark CoS skapar:
- tydlighet,
- fokus,
- genomförandekraft.
En svag balans skapar:
- beroende,
- flaskhalsar,
- otydligt mandat.
En tumregel:
CoS förstärker VD:s ledarskap, inte ersätter det.
Relation till ledningsgruppen
Många ledningsgrupper känner initialt osäkerhet kring CoS.
Vanliga frågor:
- Är du rådgivare eller chef?
- Får du fatta beslut?
- Rapporterar vi till dig?
Ju tydligare gränssnitt desto mindre konfliktrisk.
Framgångsrika CoS brukar vara mycket transparenta kring:
- mandat,
- beslutsvägar,
- ansvarsfördelning.
Relation till kultur
Ledarskap bygger kultur.
Chefskap driver struktur.
CoS verkar ofta mellan dessa två världar.
Därför blir rollen en viktig kulturförstärkare.
Organisationen kommer att studera:
- hur CoS agerar,
- hur CoS kommunicerar,
- hur CoS hanterar konflikter.
CoS blir ofta en symbol för VD:s ledarskapsmodell.
Praktiska exempel
Exempel 1: Konflikt med ledningsgruppen
VD vill accelerera en transformation.
CoS driver uppföljning och ställer tuffa frågor till ledningsgruppen.
Efter några månader uppfattar flera direktörer att:
”Det känns som att vi rapporterar till CoS.”
Formellt gör de inte det.
Problemet är att CoS utövar chefskap utan chefsmandat.
Lösningen är att återföra ägarskapet till respektive chef och låta CoS stödja snarare än styra.
Exempel 2: Konflikt med VD
VD och CoS har arbetat tätt i flera år.
CoS börjar fatta löpande beslut på VD:s vägnar.
Besluten är ofta bra.
Men en dag upptäcker VD att viktiga prioriteringar har kommunicerats utan explicit godkännande.
Konflikten handlar inte om kvaliteten i besluten.
Den handlar om legitimitet.
VD upplever att ledarskapet blivit delat utan överenskommelse.
Sammanfattning
Ledarskap och chefskap är två olika men kompletterande funktioner.
Chefskap bygger på:
- mandat,
- ansvar,
- beslutsrätt.
Ledarskap bygger på:
- förtroende,
- påverkan,
- riktning.
Chief of Staff befinner sig i ett unikt läge där rollen vanligtvis kräver mycket ledarskap men mycket begränsat chefskap.
Det stora professionella dilemmat är därför:
Hur skapar jag maximal påverkan utan att skapa oklarhet kring vem som faktiskt leder?
De bästa CoS:erna fungerar som kraftmultiplikatorer för VD och ledningsgrupp.
De försöker inte bli centrum för besluten.
De gör det möjligt för andra att lyckas.
Fördelar med att förstå skillnaden
- Tydligare mandat
- Färre konflikter med ledningsgruppen
- Starkare relation till VD
- Högre organisatoriskt förtroende
- Effektivare genomförande av strategi
- Mindre risk för politiskt spel
Nackdelar, risker och begränsningar
- Informell makt kan bli svår att kontrollera.
- CoS kan bli flaskhals för information.
- Ledningsgruppen kan känna sig överkörd.
- VD kan bli beroende av CoS.
- Otydliga mandat skapar misstro och spekulationer.
Fem readiness-frågor
- Är det tydligt i organisationen vilka beslut jag får fatta respektive inte får fatta?
- Upplever ledningsgruppen att jag stärker deras arbete eller kontrollerar det?
- Kan jag påverka utan att använda VD:s auktoritet som argument?
- Finns det situationer där medarbetare är osäkra på om de ska vända sig till mig eller till sin chef?
- Om jag lämnar rollen i morgon, är beslutsstrukturen fortfarande tydlig och fungerande?
Rekommendation
Om du arbetar som eller nära en Chief of Staff bör du inte främst se rollen som en ledarskapsroll eller en chefsroll. Se den som en orkestreringsroll.
En mogen CoS bygger system, samspel och tydlighet. När rollen fungerar som bäst märker organisationen knappt dess maktutövning, men effekten syns i att VD, ledningsgrupp och organisation lyckas bättre tillsammans.
Ett perspektiv som ofta hjälper
Man brukar beskriva CoS som att rollen måste balansera tre hattar samtidigt:
- VD:s förtrogne
- Ledningsgruppens möjliggörare
- Organisationens integritetsskydd
De största konflikterna uppstår när en av dessa tre hattar dominerar för mycket. En CoS som enbart är lojal mot VD riskerar att tappa ledningsgruppen. En CoS som enbart fokuserar på konsensus riskerar att tappa VD:s förtroende. Balansen mellan dessa tre är ofta den verkliga kärnan i professionellt Chief of Staff-arbete.