Tydliga gränser och mandat är avgörande för att undvika rollkonflikter och skapa legitimitet för Chief of Staff (CoS). Det är VD:s ansvar att kommunicera CoS-rollens syfte, ansvar och befogenheter till hela organisationen. Mandatet bör vara explicit: får CoS fatta beslut på VD:s vägnar, eller är rollen mer rådgivande och faciliterande? Det är också viktigt att definiera vilka frågor CoS ska hantera och vilka som ligger utanför rollen. Vid ledarskapsbyten eller större förändringar bör gränserna omförhandlas och dokumenteras. I svenska företag, där platta hierarkier råder, är det extra viktigt att CoS-rollens mandat är tydligt förankrat i både ledning och verksamhet för att undvika missförstånd och politiska spänningar.