En Chief of Staff (CoS) har en nyckelroll i att optimera projektportföljen genom att säkerställa att alla projekt är i linje med företagets strategi och affärsmål. I svenska företag, där platta hierarkier och samarbete är centralt, innebär detta att CoS måste arbeta nära projektkontoret (PMO), ledning och projektledare. CoS ansvarar för att införa standardiserade processer och verktyg, såsom PRINCE2 eller PPS, för att skapa struktur och transparens. Samtidigt krävs flexibilitet för att kunna anpassa portföljen efter förändrade förutsättningar och nya prioriteringar. CoS bör regelbundet genomföra portföljanalyser, där projektens status, resursanvändning och risker utvärderas tillsammans med berörda intressenter. Genom att facilitera öppna diskussioner och använda digitala dashboards kan CoS skapa en gemensam bild av portföljens läge och fatta välgrundade beslut om omprioriteringar. Det är också viktigt att CoS främjar lärande mellan projekten och säkerställer att erfarenheter sprids i organisationen.