Enligt MBL (Medbestämmandelagen) ska arbetsgivaren informera och förhandla med fackliga organisationer vid viktigare förändringar, inklusive större innovationsprojekt. CoS bör tidigt involvera fackliga företrädare i planering och genomförande av innovationsarbete, särskilt om det påverkar arbetsuppgifter, organisation eller arbetsmiljö. Det innebär att skapa forum för dialog, informera om syfte och mål, samt lyssna på synpunkter och förslag. Genom att säkerställa facklig förankring minskar risken för motstånd och konflikter, samtidigt som innovationsarbetet får bredare legitimitet och bättre förutsättningar att lyckas. CoS bör dokumentera förhandlingar och säkerställa att alla parter är överens om förändringens omfattning och genomförande.