Problemet med dagens informationssystemslandskap är sällan systemen i sig. Den verkliga utmaningen är att organisationer saknar en gemensam styrning av den information som systemen ska bära. Otydligt dataägarskap, lokala definitioner, Excelbaserade skuggsystem och fragmenterad behörighet skapar parallella bilder av verksamheten – med ökade risker, ineffektiva processer och osäkra beslut som följd. Den här artikeln undersöker varför lokal organisationsoptimering ofta står i vägen för en organisationsövergripande informationsmodell och varför Data Governance måste bli en strategisk ledningsfråga. Först när ansvar, begrepp, masterdata och arkitektur hänger samman kan en verklig ”Single Source of Truth” bli möjlig.
”Jävla skit-system”
Rubriken är hämtad från en bok med samma namn, skriven av Jonas Söderström. Många organisationer har under lång tid investerat i stora system såsom affärssystem (ERP, Enterprise Resource Planning) såsom SAP för att skapa en integrerad informationsplattform för ekonomi, logistik, inköp, produktion och försäljning. Trots detta sker en stor del av den faktiska analysen, rapporteringen och beslutsstödet utanför ERP-systemet, ofta i lokalt utvecklade Excelark och personberoende rapportlösningar.
Konsekvensen är att organisationen saknar en gemensam och samordnad informationsmodell. Samma affärshändelse kan beskrivas och tolkas på olika sätt beroende på vilket system eller vilken rapport som används. Ett vanligt exempel är leveransdatum där definitionen kan skilja sig mellan orderhanteringssystem, transportbokningssystem och ERP-system. Detta leder till att olika avdelningar presenterar olika versioner av samma fakta.
Problemet förstärks av att användare måste arbeta i många olika informationssystem med separata användarkonton, autentiseringslösningar och behörighetsmodeller. Även när systemen tekniskt sett har hög tillgänglighet uppstår verksamhetsproblem genom inloggningssvårigheter, behörighetskonflikter och komplexa arbetsflöden. För medarbetaren upplevs systemen som otillgängliga trots att servrarna fungerar.
Ur ett affärsperspektiv leder detta till:
- Ökad administrativ belastning
- Lägre produktivitet
- Högre operativ risk
- Försämrad datakvalitet
- Ökat personberoende
- Svagare beslutsunderlag
- Stress och frustration hos användarna
Det centrala problemet är därför inte att systemen är nere, utan att organisationen saknar en sammanhållen informationsarkitektur och tydlig styrning av data som en strategisk tillgång.
Historisk återblick
Historiskt byggdes ERP-system för att vara organisationens ”single source of truth”. När SAP och andra ERP-plattformar infördes var målet att konsolidera processer och informationsflöden i ett gemensamt system.
I praktiken har dock verksamheternas behov utvecklats snabbare än ERP-systemens anpassningsförmåga. Nya affärsmodeller, nya regulatoriska krav, digitalisering, molntjänster och specialiserade verksamhetssystem har lett till att organisationer successivt byggt upp ett ekosystem av kompletterande lösningar.
Resultatet har ofta blivit:
- ERP-system för transaktioner
- BI-system för rapportering
- CRM-system för kunddata
- Logistiksystem för transporter
- Portallösningar för leverantörer
- Excel för analys och operativ styrning
Varje införande har varit rationellt ur ett lokalt perspektiv men har samtidigt ökat den övergripande komplexiteten.
Många organisationer har därför gått från ett ERP-centrerat arbetssätt till en situation där data finns utspridd över många system. I takt med att datamängderna växer uppstår frågor kring:
- Datadefinitioner
- Dataägarskap
- Ansvar för masterdata
- Informationssäkerhet
- Datakvalitet
Det är vanligt att ledningen upptäcker problemet först när olika rapporter visar olika siffror för samma KPI.
CoS syn på rotorsaksproblemet
Rotorsak 1: Otydligt dataägarskap
Den kanske viktigaste orsaken är att ingen äger informationen från affärsperspektiv. IT äger systemen. Verksamheten skapar informationen.Analytiker bearbetar informationen. Men vem äger själva datat?
Exempel:
- Vem äger kundnummer?
- Vem äger leveransdatum?
- Vem äger produktinformation?
Utan tydliga dataägare uppstår olika definitioner.
Rotorsak 2: Brist på Master Data Management
Organisationen saknar ofta en central modell för:
- Kunddata
- Leverantörsdata
- Produktdata
- Organisationsdata
Olika system utvecklar då egna versioner av samma information.
Rotorsak 3: Excel som skuggsystem
När användare inte får den analys de behöver från ERP skapar de egna kalkylark.
Fördelar:
- Snabbt
- Flexibelt
Nackdelar:
- Versionsproblem
- Manuella fel
- Ingen spårbarhet
- Personberoende
Excel blir då ett informellt informationssystem.
Rotorsak 4: Fragmenterad identitetshantering
Många inloggningar innebär:
- Flera användarkonton
- Flera lösenord
- Flera behörighetsstrukturer
Användarens upplevelse av tillgänglighet försämras trots hög teknisk drifttillgänglighet.
Rotorsak 5: Bristande informationsarkitektur
Systemen har införts stegvis utan en samlad styrning.
Konsekvenser:
- Data dupliceras
- Integrationer växer okontrollerat
- KPI-definitioner skiljer sig
- Beslutsunderlag blir inkonsistenta
4. Vem äger data och information?
Detta är en central Chief of Staff-fråga.
Internt
Rekommenderad modell:
| Information | Affärsägare |
| Kunddata | Försäljningschef |
| Leverantörsdata | Inköpschef |
| Produktdata | Produktägare |
| Logistikdata | Supply Chain Director |
| Finansiell data | CFO |
| Personaldata | HR-direktör |
IT avdelningen bör vara systemägare och infrastrukturägare, men inte informationsägare eller arbetsprocessägare.
Externt
Informationsägande blir mer komplext när information kommer från externa aktörer:
Exempel:
- Skatteverket
- Banker
- Transportörer
- Leverantörer
- Kunder
- Myndigheter
Organisationen ansvarar fortfarande för kvaliteten i sina egna processer även om grundinformationen kommer från extern källa.
Namnbyte och koppling till folkbokföringen
Ett illustrativt exempel på informationsstyrning är namnbyte efter giftermål. I Sverige registreras namnändringen hos Skatteverket genom folkbokföringen. Om företagets HR-system är integrerat mot folkbokföringsdata kan namnändringen automatiskt uppdateras i vissa system. Problemet är att stora organisationer sällan har en enda identitet. Personen kan förekomma i:
- HR-system
- Active Directory/Microsoft Entra ID
- SAP
- Lönesystem
- Behörighetssystem
- Tidsrapporteringssystem
- CRM
- Samarbetsplattformar
Om inte identitetsförvaltningen är väl integrerad kan ett efternamnsbyte skapa:
- Dubbla konton
- Felaktiga behörigheter
- Misslyckade integrationer
- Begränsa tillgängligheten till ett eller flera system under veckor
- Problem med signering och attestering
Detta illustrerar en viktig princip:
Ett informationsobjekt (en person) måste ha en gemensam identitet över hela informationslandskapet.
Rotororsak 6: Konflikten mellan verksamhetsbaserad och infologisk implementering
En av de mest strategiska orsakerna till fragmenterade informationssystem är valet mellan en verksamhetsbaserad respektive infologisk implementeringsmodell.
Verksamhetsbaserad implementering
I en verksamhetsbaserad implementering av ett ERP-system tillåts varje organisatorisk enhet att implementera systemet utifrån sina egna behov, processer och lokala prioriteringar. Varje affärsområde, division eller land kan då skapa egna:
- kundnummer
- artikelnummer
- leverantörsnummer
- organisationsstrukturer
- produktklassificeringar
- rapportmodeller
Ur ett projektperspektiv framstår detta som attraktivt eftersom:
- implementationen går snabbare
- lokalt motstånd minskar
- befintliga arbetssätt kan behållas
- verksamheten upplever hög grad av autonomi
På kort sikt reduceras projektkostnaden och förändringsmotståndet. På längre sikt uppstår dock ett betydande informationsproblem. Trots att hela organisationen använder samma ERP-plattform, exempelvis SAP, existerar i praktiken flera separata system. Det som organisatoriskt benämns ”ett SAP-system” består ofta av flera självständiga installationer eller logiska miljöer med olika datamodeller, olika kodanpassningar och olika definitioner av affärsbegrepp. Konsekvensen blir att organisationen endast uppnår lokal optimering samtidigt som möjligheten till koncernövergripande styrning försämras.
Infologisk implementering
I en infologisk implementering betraktas organisationens information som en gemensam strategisk tillgång. Implementeringen utgår då från frågor såsom:
- Vad är en kund?
- Vad är en produkt?
- Vad är en leverantör?
- Hur definieras leveransdatum?
- Hur definieras omsättning?
- Hur definieras lagerstatus?
Syftet är att etablera gemensamma masterdata för hela organisationen. Det innebär:
- ett gemensamt kundregister
- ett gemensamt artikelregister
- ett gemensamt leverantörsregister
- gemensamma KPI-definitioner
- gemensamma processer
Hela organisationen arbetar då i samma informationsstruktur oavsett organisatorisk tillhörighet. Fördelarna blir betydande:
- verklig ”Single Source of Truth”
- högre datakvalitet
- enklare analys
- bättre AI- och automatiseringsförmåga
- förbättrad styrning och transparens
- enklare efterlevnad av regulatoriska krav
Det organisatoriska dilemmat
Problemet är att den infologiska modellen kräver något som många organisationer har svårt att uppnå vilket är organisationsövergripande överenskommelser. En gemensam datamodell innebär att lokala verksamheter måste kompromissa.
Exempelvis kan:
- säljorganisationen vilja definiera kunder på ett sätt
- logistikorganisationen på ett annat
- finansorganisationen på ett tredje
Infologisk integration handlar därför mer om styrning och ledarskap än om teknik. Den största kostnaden är normalt inte systemutveckling utan organisatorisk samordning.
Ackumulerad teknisk skuld över tid
När flera verksamhetsbaserade implementationer tillåts utvecklas under många år uppstår en växande teknisk och informationsmässig skuld. Olika delar av organisationen kommer successivt att:
- uppgradera vid olika tidpunkter
- utveckla egna tillägg
- anpassa databasscheman
- införa egna integrationer
- förändra processlogik
Efter fem, tio eller kanske femton år kan två SAP-installationer inom samma koncern ha lika stora skillnader som två helt olika ERP-system.
Organisationen får då:
- flera informationssanningar
- flera integrationsplattformar
- flera utvecklingsmodeller
- flera versionskedjor
Den tekniska plattformen är gemensam till namnet men inte till funktionen.
Transformationskostnaden
När ledningen senare beslutar att skapa ett verkligt organisationsövergripande informationssystem uppstår en av de dyraste typerna av digital transformation. Övergången från flera verksamhetsbaserade implementationer till ett gemensamt infologiskt system kräver normalt:
- harmonisering av masterdata
- konsolidering av processer
- migrering av historisk data
- ombyggnad av integrationer
- förändrade styrmodeller
- omfattande förändringsledning
I stora internationella organisationer uppgår sådana transformationer ofta till hundratals miljoner euro och i vissa fall miljardbelopp i euro. Den egentliga kostnaden är inte tekniken utan att organisationen måste enas om en gemensam beskrivning av verkligheten.
Sammanfattning
Det centrala affärsproblemet är inte bristande funktionalitet eller låg tillgänglighet i ERP-system som SAP, utan avsaknaden av en sammanhållen styrning av information som en strategisk tillgång. När dataägarskapet är otydligt, gemensamma definitioner saknas och Excel används som skuggsystem uppstår parallella versioner av samma affärsinformation. Fragmenterad identitets- och behörighetshantering samt svag informationsarkitektur och masterdatahantering förstärker problemet. Följden blir högre operativ risk, ineffektiva processer och beslut som baseras på olika bilder av verkligheten. Grundorsaken är ofta spänningen mellan lokal verksamhetsoptimering och organisationsövergripande informationsstyrning. Om ERP införs utifrån separata verksamheters behov, snarare än en gemensam infologisk modell, byggs lokala lösningar och egna sanningar in i strukturen. Ju längre detta tillåts fortgå, desto större blir komplexiteten och den framtida transformationskostnaden för att skapa ett verkligt organisationsövergripande informationssystem. För en Chief of Staff bör prioriteten därför vara att etablera en tydlig Data Governance-modell. Varje kritisk informationsmängd behöver en utsedd affärsägare, gemensamma begrepp och regler för hur information skapas, kvalitetssäkras, ändras, delas och används. Detta måste kombineras med gemensamma masterdata, en sammanhållen informationsarkitektur och konsekvent behörighetsstyrning. Den avgörande strategiska frågan är om organisationen ska fungera som en federation av verksamheter med egna sanningar eller som ett företag med en gemensam informationsmodell. Svaret avgör om en ”Single Source of Truth” kan bli en realistisk grund för digital styrning, effektiv samverkan och tillförlitligt beslutsfattande – eller förbli en vision som inte går att genomföra.